Strukturierte und zugleich personalisierte Besuchsberichte

Besuchsberichte entfalten erst dann ihren Wert, wenn sie flüssig gelesen und ausgewertet werden können. Enthalten ihre Besuchsberichte auch alle Informationen, die sie für Entscheidungen benötigen?

Oft fehlt ein wichtiges Detail, welches eine Änderung der Struktur erforderlich macht. Daher gibt es nun die Möglichkeit Besuchsberichte über Microsoft Forms selbst zu gestalten und eigenständig in die App einzubinden. Werden die Besuchsberichte für die Erfüllung verschiedener Aufgaben genutzt, dann fällt es manchmal schwer zu beurteilen, welche Informationen ein Besuchsbericht enthalten soll, um vollständig zu sein. Ein Besuchsbericht erfüllt mehrere Aufgaben:

Buchhaltung zur Rechnungsstellung (z.B. bei Beseitigung von Störmeldungen im techn. Service)
Gesprächsbericht bei Kundenbesuch (z.B. Verkaufsgesprächs)
Dokumentation des Projektstatus
Reklamationsmanagement (Beschwerde-Erfassung)
Erfassung der Kundenstimmung (Kundenumfragen oder auch zu Produkten)

Damit die Vernetzung der Informationen gelingt und alle Innen- sowie Außendienstmitarbeiter auf die für sie nützlichen Daten zugreifen können, soll der Besuchsbericht vollständig ausgefüllt werden. Das ist mit Hilfe von Pflichtfeldern umsetzbar. Manchmal kann ein Gespräch eine Wendung nehmen, die es verhindert gezielte Fragen zu stellen. Mit Hilfe von strukturierten Besuchsberichten, können Sie nach einer Checkliste alle Fragen stellen und während des Gesprächs die Antwort schnell erfassen. Und wenn eine Freitexteingabe sinnvoll erscheint, kann die Erfassung der Informationen auch über Diktat erfolgen.

Sie bestimmen welche Informationen über den Besuchsbericht erfasst werden und können diesen so konfigurieren, wie er am besten zu ihren Bedürfnissen passt. Die Möglichkeiten sind vielfältig.